5 reglas simples para la gestión del tiempo

Se ha publicado de: Diego Dalvera

La gestión del tiempo va de pensar antes de actuar. De contar con una estrategia en lugar de ir a la deriva.

Una vida más plena no es cosa de suerte. Para tener más libertad y mayor satisfacción personal necesitas estructura y relaciones positivas que te alienten. La armonía no es fruto del caos, sino de tus patrones de pensamiento, tus hábitos, tus intenciones, tu trabajo y un sentido de propósito en lo que haces.

10 Trucos para mejorar la gestión del tiempo

Los días no cunden tanto como uno querría. En promedio, no cuentes con más de 4-5 horas al día de trabajo realmente productivo.

1. Cuando el trabajo fluya, dedícale más horas. También es normal que haya días en los que simplemente no estás para trabajar.
2. Respeta tu tiempo y haz que lo respeten los demás.
3. Hazte fan de la monotarea. La multitarea te desconcentra y baja tu productividad.
4. Establece una rutina de trabajo y respétala. Tu cuerpo se adaptará.
5. Vence la inercia. El trabajo llama al trabajo. Fíjate tareas breves al inicio para ir cogiendo ritmo.
6. Itera tu trabajo. El perfeccionismo te paraliza. No esperes hacerlo perfectamente a la primera, hazlo y corrígelo después.
7. Cambiar entre proyectos no es productivo. Intenta mantener el contexto a lo largo del día.
8. Ten clara la prioridad del día. Prioriza siempre. No hay dos tareas iguales en importancia.
9. Aprende a delegar y a contar con otra gente.
10. Fija fechas tope para todo. No dejes que las tareas continúen indefinidamente.

¿Qué hacen diariamente las personas más productivas para gestionar su tiempo?

• Se focalizan en los minutos, no en las horas. La gente más productiva que conozco sabe que el día tiene 1440 minutos. Aprovechan cada instante de su vida.
• No usan listas de tareas. Todas esas cosas por hacer les producen intranquilidad. Prefieren ponerlo todo en su calendario y vivir según su agenda.
• Anticipan el autosabotaje. Piensan en cómo asegurarse de que mañana harán lo que se debe hacer.
• Evitan a toda costa las reuniones. Si tienen que ir a uno, prefieren que sea breve y van al grano.
• Dicen 'no' a casi todo. Así pueden decir sí a las pocas cosas que realmente les importan. Recuerda que el día solo tiene 1440 minutos no los regales así como así.
• Siguen la regla del 80/20. Se focalizan en las pocas cosas que cuentan e ignoran el resto.
• Delegan a tope. No microgestionan. No caen el perfeccionismos. Saben cuándo es suficiente y con eso les basta.
• Comprenden que gestionar la energía es la clave. No puedes hacer días más largos. Pero puedes aumentar tu energía, incrementar el foco, ser más productivo y estar más atento.

4 Pasos para dejar de sentir que no tienes tiempo para casi nada

• Paso 1. Pregúntate qué actividades realmente te importan
• Paso 2. Identifica a qué dedicas actualmente tu tiempo (te sorprenderá lo mucho que desperdicias)
• Paso 3. Refleja en tu agenda tus prioridades (no pongas solo las citas importantes para otros)
• Paso 4. Deja de poner excusas. Por muy ocupado que estés tienes 24 horas al día como todos. Tú decides.

Las verdaderas razones por las que lo dejas para mañana — y cómo parar

La mayoría de psicólogos ven la postergación como un comportamiento de evitación.

Cuando sienten miedo o ansiedad, se activa la procrastinación. Este retorcido mecanismo de gestión lleva a la gente a ceder ante el gusanillo de la gratificación instantánea, para evitar sentirse mal y volver a sentirse bien cuanto antes.

Pero así los problemas no se solucionan. Se continúa postergando hasta que se forma un monstruoso incendio, y ya no les queda más remedio que apechugar.

En lugar de hacer tranquilamente lo importante, se evaden en un sin fin de trivialidades hasta que las cosas son urgentes o monstruosamente urgentes.

La ventaja de procrastinar es que no hay que desgastar mucho pensando. La desventaja es que al no pensar, viven (y obligan a otros a vivir) huyendo del fuego que inconscientemente están creando.

La clave está en dejar de escuchar al gusanillo de la gratificación instantánea. Acepta que no tiene por qué apetecerte una tarea para hacerla. Y asume que no importa si te apetece o no.

Si tu trabajo es comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora en la mañana. Y si es tu trabajo comer dos ranas, es mejor que comas la más grande primero. —Mark Twain

No te pierdas este email de Google sobre estrategia para la gestión del tiempo.

Jeremiah Dillon, jefe de marketing de producto en Google Apps para el Trabajo, enseña a sus colegas cómo hacer tiempo y bloquear las interrupciones.

Aquí tienes el vídeo en inglés (puedes ponerle subtítulos en español).

Aquí tienes una traducción del email original:

Para: ░░░░░░░░░░
Asunto: Si no tienes tiempo para leer esto . . . léelo dos veces.

Detente. Respira. Ahora piensa en cómo estás gestionando tu tiempo.

Por lo que a mí respecta, aún puedo mejorar.
Se ha dicho que hay dos paradigmas para agendar —el del gerente y el del trabajador.

El día del gerente se divide en intervalos de 30 minutos, y cada media hora cambian lo que están haciendo. Algo así como cambiar los bloques del Tetris  y llenar los huecos.

El día del trabajador es distinto. Necesitan hacer, crear, construir. Pero antes necesitan pensar. La forma más eficaz de usar su tiempo es por bloques de medio día o día completo. Incluso una sola reunión de 30 minutos en mitad de su tiempo de trabajo puede ser disruptivo.

Todos necesitamos trabajar.

Ok. Una idea genial. Lo haré . . . sabes . . . luego . . . llego tarde a una reunión.

No. No funciona así. La única forma de hacer que esto llegue a buen puerto es tener un sentido de propósito. Tener la intención de llevarlo a cabo. Necesitas definir con precisión cuándo y dónde harás tiempo para trabajar en tus proyectos. Deja que te cuente una historia sobre un estudio de este efecto:

Al grupo de control se le pidió que hiciera ejercicio un vez durante la semana próxima. Un 29% de ellos hizo ejercicio.

Al grupo experimental 1 se le pidió lo mismo, y además se le dio información detallada sobre por qué el ejercicio es importante para la salud (i.e., "Morirás si no lo haces".) 39% de ellos hicieron ejercicio.

Al grupo experimental 2 se le pidió comprometerse a hacer ejercicio en un lugar concreto, en un día específico, a una hora concreta de su elección. 91% de ellos hicieron ejercicio.

Comprométete a proteger tu tiempo productivo en tu calendario.

Incluye la hora y el lugar donde trabajarás. Lo ideal sería que detallases en qué estarás trabajando. De ese modo, sabes que realmente ocurrirá.

Entonces, puede hacerlo como . . . la última cosa del viernes, verdad . . . al terminar todas mis reuniones?

En realidad, no. Muchas de nuestras reuniones podrían ser más cortas o incluir a menos gente, y algunas reuniones no hacen falta en absoluto. En su lugar, recupera esas horas para tener más tiempo productivo. Pero no lo aplaces hasta última hora del viernes —el momento que elijas realmente importa. Tus niveles de energía siguen el curso de una onda a lo largo de la semana, intenta tenerlo en cuenta al planear:

[Mejora tu Productividad – Recupera 20+ Horas de Cada Mes.]

Intenta hacer lo siguiente:

Lunes: Bajón ascendente de energía tras el fin de semana  — agenda tareas poco exigentes como fijar metas, organizar y planear.

Martes, Miércoles: Pico de energía  — ataca los problemas más difíciles, escribe, haz una lluvia de ideas, agenda tu tiempo productivo.

Jueves: La energía empieza a decaer  — agenda tus reuniones, en especial cuando se necesita consenso.

Viernes: El nivel de energía más bajo  — haz trabajo pendiente, planifica a largo plazo, y cultiva tus relaciones.

Asigna preferiblemente tu tiempo productivo a las mañanas, antes de chocar por la tarde contra un ciclo de fatiga causado por las decisiones del día. Deja la última hora de la tarde para las tareas más mecánicas.

Mi nuevo reto para ti: crea y protege tu tiempo productivo, y antes de "levantar a alguien de su silla," considera si será disruptivo para su tiempo productivo.

Tengo tiempo productivo agendado en mi calendario. Por favor, no me lo piséis, y prometo hacer lo posible por no pisaros el vuestro.

En resumen, aquí tienes las 5 grandes reglas para la gestión del tiempo:

1. No seas eficaz y productivo en lo que no tiene importancia. ¿Cuáles son tus grandes metas en la vida? ¿Cuál es tu visión, tu razón de ser? ¿Qué quieres aportar realmente a la vida? ¿Qué tipo de persona te gustaría ser?
2. Cultiva tus relaciones. ¿Qué persona quieres ser para los demás? Cómo te gustaría contribuir a la vida de otros.
3. Invierte en tu desarrollo personal. ¿En qué quieres destacar? ¿Qué te haría más feliz? ¿Qué te gustaría conseguir este mes?
4. Piensa (en papel) antes de actuar. Asigna unos bloques de tiempo cada semana al trabajo creativo, a estar con la familia y los amigos, a planear... Planea a diario tus 3 prioridades. Cada mañana ten claro qué necesitas hacer ese día para avanzar hacia tus metas: no es lo mismo estar ocupado que ocuparse de lo importante.
5. La tortuga gana a la liebre. Trabaja con más inteligencia. No corras. Cuida tu entorno de trabajo. Haz las cosas relevantes sin prisa, pero sin interrupciones. Prepárate, persevera con unos buenos hábitos de gestión del tiempo y pronto serás mucho más productivo. No te compares con la liebre, ni te rindas y llegarás a campeón.

Para una gestión del tiempo eficaz, no hace falta complicarse mucho. Empiezas por crear una visión. Luego, te fijas unas metas anuales, mensuales, semanales y diarias. A continuación, identificas las tareas necesarias para conseguir tus metas y, por último, asignas unos bloques de tiempo para trabajar en ellas. Estos son los fundamentos. Lo principal es que te focalices en hacer cada día lo que para ti es más importante.

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El post 5 reglas simples para la gestión del tiempo fue originalmente publicado en: Blog de Fluenting