7 sencillos pasos para ganar 5 horas semanales

El siguiente blog post 7 sencillos pasos para ganar 5 horas semanales se publicó originariamente en: www.fluenting.com

¿Quieres encontrar tiempo para tu proyecto? ¿Te gustaría no sacrificar otras áreas importantes de tu vida, como la familia, tus vacaciones, o tus hobbies para conseguir tus metas?

¿Cómo hacer todo lo que quieres? Parece que escasea el tiempo, pero el día siempre tiene 24 horas. Lo cierto es que todo lo que desees hacer debe pasar antes por la puerta del momento presente. No importa lo que ambiciones conseguir, tendrás 24 horas al día -como todos- para lograrlo. Y por mucho que quieras hacer, estarás limitado por tu productividad y tu capacidad de gestionar el tiempo.

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Sin hacer nada no darás fruto. Pero puedes estar todo el día consumiéndote en una frenética actividad y avanzar poquísimo. Junto a tu capacidad para apreciar la vida, hay pocas cosas tan importantes como tu productividad. Distingue a los hombres de los niños y es muy diferente a la actividad. Mejora tu productividad y cambiarás tu vida.

Dedica tu tiempo a lo que de verdad te importa. Deseamos hacer algo útil y significativo, pero hace falta cabeza para respetar las cosas importantes y evitar comprometer lo que es más sagrado para ti. Si no, podrías hallar un tesoro y perder dos.

Por ejemplo, cuando trabajaba más horas que un reloj delante de mi ordenador, creí literalmente que me había quemado la vista de tanto mirar la pantalla. Veía una mancha en mitad de mi ojo izquierdo. Me asusté mucho. Tiene muy poca gracia perseguir un sueño y crear una pesadilla.

No dejes que tus sueños te cieguen. Rechaza los procesos que, en lugar de darte vida, te la acaban quitando. Busca una forma menos destructiva de hacer las cosas.

¿Por qué no funcionan la mayoría de los consejos sobre productividad?

De poco sirve adelantar hoy para volver a estar mañana más o menos igual. Los artículos, cursos y libros sobre cómo mejorar la productividad no pueden cambiar de la noche a la mañana tus costumbres. Además, picotear demasiadas ideas y trucos puede acabar en empacho.

La productividad tiene mucho que ver con tus hábitos, y se tarda en cambiarlos. No es tanto que sepas de productividad como que eres productivo. Cada persona posee talentos y recursos distintos. Por eso las estrategias pueden ser más o menos fáciles de implementar y no sirven a todos por igual.

Ser productivo es como tener magia. Los beneficios que puedes obtener son enormes y afectan a todas las facetas de tu vida. Imagina todo lo que podrías lograr... las horas recuperadas cada semana y mes tras mes... para hacer las cosas que realmente deseas hacer.

En definitiva, sigue los pasos que te doy a continuación para aumentar tu productividad y recuperar el control de tu agenda. Ganarás entre 5 y 10 horas para lo que te dé la gana. Haz tuyos estos principios y despertarás poderes dormidos que no creías tener. Persevera y mejorarás cualquier situación: harás realidad lo que hasta ahora eran solo sueños.

¿Cómo subir tu productividad?

Verás la probabilidad de pifiarla será más grande cuanto más complejidad introduzcas. Por eso te invito a que aceptes la idea de que primero debes recoger la fruta madura.

Con estos 7 principios y sus pasos correspondientes te ayudaré a localizar tu fruta madura. Concéntrate en las victorias fáciles que tengan más impacto para ti. Después puedes complicarlo más y afinar tanto como desees.

A continuación tienes 7 pasos que te ayudarán a descargar entre 15 y 35 horas mensuales tu actual agenda.

Principio 1: Toma conciencia. Ojos que no ven… tortazo que te arreas

Paso 1) No puedes gestionar lo que ignoras. El paso clave consiste en dedicar al menos un par de días (idealmente de 3 a 5) recopilando, cada 25 minutos y al detalle, lo que haces. Basta con poner la hora y unas palabras que describan la actividad que estás realizando en ese momento.

Si empiezas a hacer un seguimiento de tus actividades como el que te propongo, pronto verás las cosas de otra manera. Dale a tu tiempo el valor que se merece; empieza a mirar a dónde va.

Principio 2: Afronta la situación. No hagas el avestruz

Paso 2) Resulta emocionante descubrir a qué dedicas tu tiempo. La mayoría tiene miedo de ver las cosas tal como son y prefiere seguir la técnica del avestruz: esconder la cabeza y suponer que todo está bien. Tú no eres como la mayoría: estás dispuesto a mejorar tu productividad. Con la información recopilada puedes agrupar tus actividades por categorías. Así empezarás a ver con más claridad hasta qué punto estás aprovechando tu tiempo.

Principio 3: Deja que lo importante siga siendo lo importante. No hace falta cargar con tanto equipaje

Paso 3) Quítate lastre de encima. Deshazte de las tareas que te cuestan más de lo que te cunden. Encontrarás las mejores oportunidades de restructuración entre las actividades que te cuestan más tiempo y te dan menos alegrías. Reduce o elimina con la mente puesta en recuperar entre 3 y 7 horas semanales, haciendo los menores cambios posibles (menos de 5).

Principio 4: Evita las distracciones. La productividad es enemiga de las interrupciones

Paso 4) No marees tu atención. Agenda tus preocupaciones y las interrupciones para unos momentos concretos del día. Concentra tu atención en una sola tarea por vez. Por ejemplo, usa la técnica Pomodoro -tomate en italiano-, que propone como ritmo más productivo el intervalo de 25 minutos concentrado seguido de 5 de descanso con un recreo de 25 minutos cada 4 pomodoros, es decir; cada dos horas.

Principio 5: Sistematiza. Piensa en el largo plazo y verás que tus rituales y rutinas marcan la diferencia

Paso 5) Genera y después optimiza unas rutinas eficaces para hacer tus tareas habituales. El paso 1 sirve para recopilar información y documentar qué es lo que haces. Al tomar perspectiva podrás aclarar tus objetivos y prioridades y bocetar una forma más eficaz de conseguirlos; luego podrás ir mejorando tus rutinas hasta que te sientas satisfecho. Intenta juntar todas las tareas relacionadas en un mismo bloque. Por ejemplo, haz todas tus llamadas telefónicas por la mañana de 9:00 a 10:00, o en dos bloques a primera hora de la mañana y de la tarde.

Principio 6: Sé estratégico. Conócete y apalancarás tu tiempo

Paso 6) Conócete a ti mismo y las horas en que eres más productivo. Agenda las actividades oportunas para el momento adecuado. Por ejemplo, puedes dejar las tareas más valiosas y que requieran de tu mayor creatividad para tus momentos más productivos y posponer las tareas mecánicas y las de menor impacto para cuando baje tu rendimiento. Empieza a diseñar tu entorno de trabajo, determina quién puede interrumpirte, en qué momentos y en qué circunstancias. Tus recursos, tu energía y tu tiempo son limitados. No te desvíes de tu camino si quieres llegar a meta.

Principio 7: Nadie lo consigue solo, juega en equipo. Incluso Superman tiene su punto débil

Paso 7) Como Superman puedes abarcar grandes responsabilidades, pero recuerda que no eres todopoderoso. No pretendas hacerlo todo tú. Acepta tanto tus fortalezas como tus debilidades. Identifica tu kryptonita. Ten en cuenta a tu gente, y comparte tus expectativas y temores con ellos. Comunícate con las personas más importantes en tu vida para comprender sus necesidades y deseos. Aprende a delegar: volarás más alto dedicándote a tus fortalezas y a las tareas que realmente solo tú puedes o debes hacer. Recuerda que quien mucho abarca poco aprieta. Aprende a decir no a tiempo y podrás decir sí a las personas y las metas que más te importan.

¿Qué harías si recuperases 16+ horas este mes? Por favor, comenta a qué te gustaría dedicar el tiempo que ganes. Puesto que es difícil ser autodisciplinado, creo que al compartirlo puedes dar un paso adelante hacia tus metas y lograr antes lo que te propones. ¿Cómo crees que van a mejorar las cosas que realmente te importan una vez que dispongas de más tiempo para ellas?

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Este post del blog se editó originariamente en: Revista Fluenting